CONTOH LAPORAN PELAKSANAAN SIMULASI TANGGAP DARURAT

Dibawah ini adalah format contoh pelaporan pelaksanaan simulasi tanggap darurat yang bisa dijadikan referensi pelaporan. Semoga bermanfaat

Laporan Simulasi Tanggap Darurat

PT Xxx

 Evaluasi Uji Simulasi Keadaan Darurat Kebakaran, P3K dan Tumpahan B3

                                                             

Laporan Evaluasi Sistem Kesiagaan dan Tanggap Darurat PT Xxx menyampaikan hasil evaluasi simulasi tanggap darurat kebakaran dan tumpahan B3 untuk memastikan penerapan standar ketentuan pengelolaan tanggap darurat yang diberlakukan di internal perusahaan PT Xxx dengan mempertimbangkan faktor keselamatan kesehatan kerja, lingkungan dan keamanan (Health Safety, Environment, Security) yang mempengaruhi kinerja manajemen perusahaan.

Objective – Target (Tujuan – Sasaran).

Simulasi kesiagaan dan tanggap darurat yang dilakukan di PT Xxx tanggal 26  Januari 2017 bertujuan memastikan kesiagaan dan kelengkapan pengelolaan tanggap darurat sesuai dengan prosedur, dampak lingkungan dan gangguan keamanan di ruang lingkup penerapan operasional PT Xxx. Sasaran yang ingin dicapai adalah peningkatan kompetensi karyawan dalam pencegahan dan penanggulangan keadaan darurat, kesiagaan seluruh sumber daya yang dibutuhkan saat terjadi keadaan darurat serta kehandalan sumber daya (manusia, infrastruktur, teknologi, keuangan) dalam penanggulangan dan pemulihan keadaan darurat bila kejadian benar-benar terjadi.

Sistem Tanggap Darurat menjamin manajemen perusahaan melakukan pengembangan usaha dan meningkatkan kinerja bisnis tanpa terganggu oleh kejadian tak terduga yang diakibatkan oleh kerugian asset perusahaan akibat terjadinya keadaan darurat. Selain itu, menjamin kepercayan investor, customer dan pasar dalam realisasi produk secara kontinyu dan reliable.

1.Emergency Response Plan

a.    Emergency Zone Layout

Ø  Semua Unit Kerja mengidentifikasi potensi keadaan darurat dan dituangkan dalam denah zona keadaan darurat

Ø  Denah Zona Keadaan Darurat sudah ditetapkan dan disosialisasikan kepada karyawan di area bersangkutan.

b.    Emergency Infrastructure

Infrastruktur fasilitas Tanggap Darurat (Pemadaman Kebakaran) :

1.      Fire Alarm

2.      Fire Detector (Heat)

3.      Fire Extinguisher (Alat Pemadam Api Ringan)

2.Emergency Response Operation

-          Struktur Organisasi Tanggap Darurat

-          Emergency Response Information System.

Komunikasi keadaan darurat sangat mempengaruhi kesiagaan dan tanggap darurat yang efektif dan tepat. Hal ini tentunya akan mengurangi resiko dan dampak yang ditimbulkan saat terjadi keadaan darurat karena mampu mendeteksi sedini mungkin keparahan yang mungkin akan timbul.

a.      Komunikasi – 1 : Peringatan Deteksi Dini (Early Warning Detection System).

b.      Komunikasi – 2 : Instruksi Evakuasi (Evacuation Warning System).

c.       Komunikasi – 3 : Komunikasi Tanggap Darurat (Emergency Response Com.)

d.      Komunikasi – 4 : Komunikasi Tindakan Darurat (Emergency Action Com.)

1.1.  Emergency Protection & Prevention

Pengendalian Keadaan darurat disesuaikan dengan identifikasi keadaan darurat di PT Xxx  adalah :

a)    Pengendalian Darurat Bencana Alam Banjir

b)    Pengendalian Darurat Bencana Alam Gempa

c)    Pengendalian Darurat Kebakaran

d)    Pengendalian Darurat Peledakan

e)    Pengendalian Darurat Tumpahan Bahan Kimia

f)Pengendalian Darurat Ancaman Teroris

Secara dokumen, pengendalian darurat dituangkan dalam instruksi kerja pengendalian keadaan darurat sesuai identifikasi darurat yang ada di organisasi tersebut. Pengendalian darurat meliputi tindakan penangulangan, pencegahan, isolasi dan pemulihan keadaan darurat pada keadaan normal sebelumnya. Pengendalian darurat bisa melibatkan pihak internal secara terpadu maupun pihak eksternal bila kecukupan, ketersediaan, kemampuan dan kehandalan sumber daya internal belum memadai. Oleh karena itu, untuk memastikan berfungsinya standar pengendalian yang sudah ditetapkan maka PT. Xxx melakukan simulasi tanggap dan tindakan darurat baik internal maupun melibatkan pihak eksternal secara periodik. Hasil simulasi ini akan dievaluasi efektivitasnya guna meningkatkan kinerja sistem tanggap darurat secara berkelanjutan.

1.2.      Emergency Contingency Plan

Pada suatu ketika akan terjadi keadaan darurat dimana kecukupan, ketersediaan, kemampuan dan kehandalan sumber daya internal dan eksternal tidak mampu menanggulangi keadaan darurat yang berada pada skala luar biasa. Bila hal ini terjadi, maka PT Xxx mendefinisikan rencana alternatif evakuasi sumber daya yang berada di ruang lingkup organisasi untuk mampu mengevakuasi ke zona eksternal yang mampu mengurangi resiko yang dihadapi. Sebagai contoh terjadinya keadaan darurat tsunami, bocoran radiasi nuklir, gempa bumi dan lainnya.

Bila hal ini terjadi, koordinasi dengan pihak eksternal menjadi pilihan yang tepat baik pihak kawasan industri, pemerintah daerah maupun pusat. Kejadian luar biasa seperti ini jarang diperhatikan oleh berbagai pihak, sehingga uji simulasi secara periodik tidak pernah dilakukan. Beberapa pengalaman bencana alam yang luar biasa, ternyata hanya sebagian kecil saja yang sudah mampu melakukan evakuasi ke daerah zona aman dan mampu mengurangi resiko yang ditimbulkan.

2.        Emergency Evaluation System

Rekomendasi Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

Uji Simulasi Keadaan Darurat

PT Xxx

Tanggal Pelaksanaan              : 26 Januari 2017

Waktu Pelaksanaan                : 14.00

Tempat Pelaksanaan              : Internal PT Xxx

Klasifikasi Simulasi                  : Emergency Simulation Drills

-   Kebakaran

-   P3K

-   Tumpahan B3

NO	EVALUASI EFEKTIVITAS	REKOMENDASI TINDAKAN PERBAIKAN & PENCEGAHAN	KET.
A.        Evaluasi Sistem Manajemen – Sumber Daya
A.1. Evaluasi Sumber Daya - Manusia
1.	Knowledge (Pengetahuan) & Pemahaman Sistem Tanggap Darurat.	Pada simulasi evakuasi karyawan dari area kerja menuju Titik Berkumpul  masih harus dipastikan bahwa karyawan memahami sistem tanggap darurat yang tersedia berupa jalur evakuasi, protocol evakuasi yang sudah ditetapkan. Tindak lanjut dilakukan sosialisasi / pelatihan dasar evakuasi darurat. Karyawan juga dapat memahami tindakan mencegah dan mengurangi dampak lingkungan dari situasi darurat
2.	Awareness (Kepedulian / Kesadaran) Pada Sistem Tanggap Darurat.	Pada simulasi tanggap darurat, seluruh karyawan diupayakan terlibat untuk memastikan pentingnya mendeteksi keadaan darurat sedini mungkin. Awareness terhadap sistem tanggap darurat yang ada masih harus ditingkatkan dengan seringnya dilakukan simulasi minimal 1 tahun sekali secara berkala dengan peningkatan skala darurat hingga tingkat berat.
3.	Skill (Keahlian & Kemampuan) Karyawan dan Tim Penanggulangan	Seluruh Karyawan disarankan mampu menanggulangi kondisi darurat (Kebakaran , P3K, tumpahan B3 melalui pelatihan praktis bertahap di lapangan. Karyawan juga harus mampu mengindetifikasi, mencegah dan mengurangi aspek dan dampak lingkungan yang terjadi akibat pemulihan keadaan darurat, seperti : dampak tumpahan B3, dampak asap kebakaran, dampak bekas APAR, terhadap lingkungan.
A.2. Evaluasi Sumber Daya – Infrastruktur
4.	Simbol / Emergency Signing	Penyediaan “Emergency Signing” (Tanda Darurat) atau Simbol Petunjuk Keadaan darurat masih terdapat potensi tidak terdeteksi saat keadaan darurat. Disarankan kelengkapan “Emergency Signing” adalah sebagai berikut : a.    Tanda Panah Arah Jalur evakuasi : Ditempatkan di dinding dengan ketinggian min.170 cm (diatas ketinggian rata-rata manusia). b.    Seluruh fasilitas darurat (APAR, Fire Alarm, Heat detector, dll) dilengkapi tanda petunjuk fasilitas bersangkutan. c.    MSDS belum semua terpasang di area yang menggunakan carian B3
5.	Infrastruktur Bangunan / Jalan – Masih belum dipastikan “Free Access” (Bebas Hambatan)	Ketentuan standar mandatory bahwa Jalur Evakuasi darurat harus “Free Access” (Bebas Hambatan). Disarankan melengkapi Jalur Evakuasi Darurat dengan fasilitas berikut : a.    Pastikan tidak terdapat sumber bahaya di jalur evakuasi seperti kerikil, benda tajam, lubang, licin, peralatan berbahaya, sumber panas, terhalang sesuatu dan bahaya lainnya. b.    Sepanjang Jalur Evakuasi Darurat harus dipastikan tidak terjadi benturan dengan dinding, plafon atap yang jatuh (potensi jatuh saat gempa), benda atau perlengkapan yang menghalangi.
6.	Infrastruktur Perlengkapan Fasilitas Tanggap darurat – Inspeksi dan Pemeliharaan	Perlengkapan fasilitas tanggap darurat berpotensi tidak siaga (Preparedness) akibat kegagalan inspeksi dan pemeliharaan secara berkala yaitu : a.    Sistem Alarm Kebakaran b.    Sistem Pendeteksi Kebakaran c.    Fire Extinguisher (APAR) d.    Fire Sirine e.    Tersedianya kotak P3K f.     Kain majun dan pasir untuk penanganan tumpahan B3 g.    Tersedianya yellow line Disarankan teridentifikasi seluruh perlengkapan dan fasilitas tanggap darurat di seluruh operasional PT Xxx untuk dilakukan inspeksi dan pemeliharaan secara berkala dan terdokumentasi.
7.	Infrastruktur Perlengkapan Pelindung Diri Tim Darurat & Koordinator	Perlengkapan Pelindung Diri Darurat harus dipastikan berfungsi saat terjadi keadaan darurat dan simulasi. Potensi ketidaklayakan penggunaan akibat belum dipastikan inspeksi dan pemeliharaan secara berkala dan terdokumentasi.
B.        Evaluasi Sistem Manajemen – Standarisasi / Pedoman
B.1. Evaluasi Standarisasi
2.	Struktur Organisasi Tanggap Darurat	Struktur Organisasi tanggap Darurat harus dipastikan sudah ditetapkan, dikomunikasikan, diterapkan di PT Xxx. Potensi sinkronisasi Peran masing-masing tim perlu ditingkatkan saat simulasi keadaan darurat. Disarankan struktur organisasi tanggap darurat tersedia di setiap area kerja termasuk nomor kontak komunikasi atau lainnya.
3.	Denah Jalur Evakuasi Keadaan Darurat (Emergency Evacuation Route Layout).	Beberapa “Denah Jalur Evakuasi Keadaan Darurat” harus dipastikan untuk diperbaiki antara lain : a.    Jalur evakuasi yang ditetapkan selalu mengarah ke Assembly Point, singkat, cepat dan “free access”. b.    Denah Jalur Evakuasi Keadaan Darurat disarankan sudah ditetapkan dan tersedia di area kerja sebagai pedoman karyawan.
4.	Instruksi Kerja Pengendalian Keadaan Darurat.	Disarankan untuk sosialisasi semua Instruksi Kerja Pengendalian Keadaan Darurat yang sudah ditetapkan dan harus tersedia diarea kerja terkait darurat yang terjadi adalah : a.    Pengendalian Darurat Bencana Alam Banjir b.    Pengendalian Darurat Bencana Alam Gempa c.    Pengendalian Darurat Kebakaran d.    Pengendalian Darurat Peledakan e.    Pengendalian Darurat Tumpahan Bahan Kimia (B3) f.     Pengendalian Darurat Ancaman Teroris
5.	Rekaman Kelayakan dan Kehandalan Infrastruktur Tanggap Darurat	Disarankan semua infrastruktur fasilitas tanggap darurat wajib dilakukan inspeksi dan terdokumentasi. Bukti inspeksi menjadi keharusan dalam sistem manajemen keselamatan dan tersimpan pada Document Control. Cheklist Inspeksi sudah ditetapkan dan mempunyai standar yang sama di semua infrastruktur serupa.

3.      Kesimpulan Simulasi Tanggap Darurat PT Xxx

3.1.Simulasi “Emergency Response” (Tanggap Darurat) sudah mampu mendeteksi keadaan darurat dengan memanfaatkan sistem manajemen yang ada.

Saran Peningkatan :

è Simulasi dilakukan secara berkala dan diberlakukan kepada seluruh proses, aktivitas dan pendukung yang terlibat dalam operasional perusahaan.

è Simulasi Tanggap darurat dilakukan bertahap dan bertingkat yaitu :

a.      Simulasi Tanggap Darurat Ringan : Darurat Ringan, Sosialisasi dan Persiapan

b.      Simulasi Tanggap Darurat Sedang : Darurat dengan kasus actual, sosialisasi, tanpa persiapan.

c.       Simulasi Tanggap Darurat Berat : Kejadian ada langsung di lapangan, tanpa sosialisasi, tanpa persiapan.

è Skenario simulasi tidak hanya kebakaran dan tumpahan B3 tetapi dilakukan simulasi lain seperti gempa bumi, ancaman bom, badai, dll.

3.2.Simulasi “Emergency Action” (Tindakan Darurat) sudah mempunyai ketrampilan spontan dan mampu melakukan tindakan darurat.

Saran Peningkatan :

a.      Tim Tindakan Darurat ditingkatkan “Knowledge & Skill” melalui training dan workshop secara rutin.

b.      Kordinasi antar anggota Tim Tindakan Darurat masih harus ditingkatkan agar lebih solid dan mempunyai integritas tinggi.

3.3. Komunikasi Tanggap Darurat harus ditingkatkan lebih baik melalui Pelatihan dan Workshop Praktis secara berkala termasuk komunikasi dengan Pihak Eksternal

Demikian laporan Pelaksanaan Simulasi Tanggap Darurat disiapkan untuk memberikan umpan balik dan evaluasi efektifitas sistem manajemen dalam upaya meningkatkan kinerja manajemen di masa yang akan datang.

Jakarta

Ketua Tim Tanggap Darurat